江西工程學院抱石藝術學院

藝院政字〔2025〕3號

關于開展超期學生學籍清理工作專項行動的

通知

院屬各專業(yè)：

 根據(jù)《普通高等學校學生管理規(guī)定》（教育部令第41號）《江西工程學院學籍管理辦法》（校政字〔2024〕71號）等文件要求，為加強和完善我院本、?？茖W生學籍管理工作，保證我院學生學籍數(shù)據(jù)以及學校數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作的準確性，根據(jù)學校教育教學工作安排，決定開展我院超期學生學籍清理工作，特制定工作方案如下：

一、工作目標

 通過開展超期學生學籍清理工作專項行動，全面梳理在校學生學籍情況，規(guī)范學籍管理流程，完善學籍檔案，保障學生合法權益，提升學校學籍管理工作水平，推動人才培養(yǎng)質量穩(wěn)步提升。

二、領導小組

 組長:余旭、張志勝

 副組長:王冬冬、姬賽賽

 組員:熊秀、王康、范紅艷、葉麗、答慧琳、周子皓

三、工作職責

 1.成立院長、書記為組長的學籍清理工作小組，負責本學院學籍清理工作的具體實施。

 2.全面清查本學院超期學生學籍信息，對照學籍管理相關規(guī)定，核查學生是否符合畢/結業(yè)條件，按要求填寫《XX學院超期學生學籍清理核實結果及處理意見匯總表》（見附件2），并上報教務處。

 3.負責與學籍超期學生及家長溝通聯(lián)系。對于學籍超期學生發(fā)放《江西工程學院學籍清理告知書》（見附件3），對于即將達到最長就讀年限的學生發(fā)放《江西工程學院學籍預警告知書》（見附件4），并做好解釋說明工作，及時收集學生反饋意見。對于無法聯(lián)系的學生，應在學院官網(wǎng)做出處理結果公告。對于符合畢/結業(yè)的學生，應及時告知學生在規(guī)定時間內辦理相關手續(xù)并完成學歷圖像信息采集。

 4.涉及學生學籍清理相關材料，做好收集、整理和歸檔工作。

四、工作內容

（一）工作對象

 在校最長學習年限內未達到畢/結業(yè)條件的學生，其中普通?？疲ǜ呗殻┳铋L年限5年；普通本科（四年制）最長年限6年；普通專升本最長年限4年。具體對象如下：

 （1）學信網(wǎng)2018級本科（含）、2019級專科（含）之前，學籍注冊狀態(tài)顯示“暫緩注冊”，學習時間超過最長修讀年限仍未畢/結業(yè)且未辦理退學手續(xù)的學生；

 （2）休學、保留學籍期滿，在學校規(guī)定期限內未提出復學申請或者申請復學經復查不合格的學生；

 （3）退役后2年內未提出復學申請或者申請復學經復查不合格的學生；

 （4）休學創(chuàng)業(yè)的學生，學籍已保留期滿到規(guī)定最長修業(yè)年限后延長2年超期的學生。

（二）具體工作安排

1.學籍信息核對（3月21日—4月21日）

 教務處、學工處、財務處、檔案館、招生處等部門根據(jù)各自工作職責，對相關超期學生學籍信息進行核對，填寫《XX（部門）超期學生學籍清理核實結果匯總表》（見附件1），并在規(guī)定時間內形成部門自查報告，附詳細學生名單提交至教務處。

 各二級學院相關負責人下載超期學生學籍信息核對名單（由教務處點對點下發(fā)至教學副院長），并組織相關人員認真核對學生學籍信息，具體情況做如下安排：

 （1）核對學籍狀態(tài)標注為“休學”類型但已超出休學年限的學生

 第一步：確認學生休學期限是否已滿且已不在校，如情況屬實，根據(jù)《江西工程學院學籍管理辦法》第三十四條第2點的規(guī)定，應當予以退學。

 各二級學院應與該類學生取得聯(lián)系，將具體清理情況告知學生，并獲取反饋信息，工作過程中務必做好記錄，并將確認的名單報學校教務處審核，經學校校長辦公會研究批示后進行學籍注銷。

 第二步：確認休學期滿中是否有學生存在“當兵入伍”且未辦理“保留學籍”手續(xù)的情況。如存在，由輔導員聯(lián)系學生或學生家長，完善保留學籍手續(xù)后，報教務處統(tǒng)一對學生進行學籍異動。

 第三步：確認該類型學生是否存在其他情況，如存在，統(tǒng)一由各二級學院匯總報教務處核對另行處理。

 （2）核對學籍狀態(tài)標注為“保留學籍”類型但實際已不符合條件需要清退的學生

 注：“保留學籍”一般情況下僅針對當兵入伍情況。

 第一步：確認該類型學生是否為“當兵入伍”情況，且仍在部隊。如情況屬實，可不予操作。

 第二步：其他情況，例：非當兵入伍辦理保留學籍手續(xù)，應辦休學但辦理保留學籍手續(xù)期滿，超出畢業(yè)年限但辦理保留學籍手續(xù)等。

 第三步：第二步中如符合（1）、（3）審查情況，則按其執(zhí)行審查即可。如存在其他情況，則由各二級學院統(tǒng)一匯總報教務處另行處理。

 （3）核對已超出畢業(yè)年限未畢業(yè)但“暫緩注冊”的學生

 第一步：確認該類型學生是否已超出畢業(yè)年限未畢業(yè)且已不在校，如情況屬實，根據(jù)《江西工程學院學籍管理辦法》第三十四條第1點的規(guī)定，應當予以退學。

 各二級學院應與該類學生取得聯(lián)系，將具體清理情況告知學生，并獲取反饋信息，工作過程中務必做好記錄，并將確認的名單報學校教務處審核，經學校校長辦公會研究批示后進行學籍注銷。

 第二步：確認該類型學生是否存在“當兵入伍”但未辦理“保留學籍”手續(xù)的情況。如存在，由輔導員聯(lián)系學生或學生家長，完善保留學籍手續(xù)后，由教務處統(tǒng)一對學生進行學籍異動；

 第三步：確認該類型學生是否存在其他情況，如存在，統(tǒng)一由各學院匯總報教務處核對另行處理。

2.學籍清理擬處理結果公示（4月28日—5月27日）

 教務處匯總整理各二級學院提交的《XX學院超期學生學籍清理核實結果及處理意見匯總表》，將擬處理結果在學校官網(wǎng)、微信公眾號進行公示。有異議者可在公示期內向教務處反映情況。

3.提交校長辦公會審議（5月28日—6月6日）

 超期學生學籍清理名單經第一次公示期滿無異議后，教務處將其結果提交至校長辦公會審議，經審議通過后將確定的名單進行二次公示。

4.二次公示學籍清理結果（6月10日—8月10日）

 經校長辦公會審議通過超期學生學籍清理名單后，教務處將超期學生學籍清理名單再次在學校官網(wǎng)、微信公眾號進行公示。有異議者可在公示期內向教務處反映情況。

5.集中辦理畢/結業(yè)、退學手續(xù)（4月28日—7月9日）

 （1）經各二級學院審核符合畢/結業(yè)條件的學生，由各二級學院相關教師負責告知學生在規(guī)定時間段向學校提交畢/結業(yè)申請，并完成學歷圖像信息采集（采集流程及要求見附件5），紙質照片可由本人交至教務處505室，也可填寫學院輔導員（班主任）為收件人進行郵寄，后期由學院統(tǒng)一交至教務處。

 （2）經各二級學院確認應予以退學的學生，應在規(guī)定時間內向所在學院提出報告并附有關材料，辦理完退學手續(xù)后，由學校根據(jù)學生實際在校時長出具退學證明。逾期未辦理退學者，自發(fā)出學籍清理公告之日起，公告六十日視為送達，同時報省教育廳備案。

6.學籍清理（8月25日—8月31日）

 在校長辦公會審議通過超期學生學籍清理名單，且經兩次公示期滿無異議后，教務處將對超期學籍學生進行相應處理。

五、材料報送

（一）學籍信息核對材料報送

 各二級學院須按審查階段核對完學籍超期學生相關信息后，統(tǒng)一生成審查報告并附《XX學院超期學生學籍清理核實結果及處理意見匯總表》，經學院輔導員、教學副院長及學院院長簽字，并加蓋學院公章后報送至行政樓教務處505室，電子材料發(fā)送至LWJWC123@126.com。材料報送截止時間：4月21日17∶00。

 學工處、財務處、檔案館、招生處等部門核對完學生相關信息后，生成審查報告并附《XX（部門）超期學生學籍清理核實結果匯總表》，由部門負責人簽字并加蓋部門公章后報送至行政樓教務處505室，電子材料發(fā)送至LWJWC123@126.com。材料報送截止時間：4月21日17∶00。

（二）學生退學材料報送

 經審查，凡符合退學處理的學生材料，各二級學院應整理完善材料，匯總名單加蓋學院公章后，附上相關紙質補充材料（學院官網(wǎng)公告、告知書等）報送至教務處505室，電子材料發(fā)送至LWJWC123@126.com。材料報送截止時間：5月27日17∶00。

（三）材料接收人及聯(lián)系方式

 聯(lián)系人：曾老師

 聯(lián)系電話：0790-6345017；19914656803

六、工作要求

 1.提高政治站位。各有關部門、單位要進一步提高政治站位，高度重視此次學籍清理工作，切實增強工作的責任感和緊迫感，樹立大局意識，職責分工、密切協(xié)作，確保專項行動順利推進。

 2.加強組織領導。各二級學院要按照學校安排，成立各自的清理工作領導小組，制定具體詳實的清理工作方案和責任追究制度，對任務進行細化分工，進一步壓緊壓實工作責任，確保清理工作取得實效，落到實處。

 3.嚴格工作程序。在清理工作中，各單位部門要嚴格遵循相關學籍管理規(guī)定和工作程序，做到事實清楚、證據(jù)確鑿、處理恰當，切實維護學生的合法權益。要對清理工作中的各項環(huán)節(jié)做好詳細記錄，妥善留存相關材料，形成完整的工作檔案，以備后續(xù)查閱。

 4.嚴肅工作紀律。各部門單位要嚴肅認真對待此次清理工作，加強工作人員培訓，嚴格各環(huán)節(jié)審核程序，重要事項經部門負責人把關。對在清理工作中出現(xiàn)的輿情，及時上報學校領導小組研究并妥善處置。對工作中涉及個人隱私的相關文件和材料，要嚴格控制知曉范圍，嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)、手機、微信等傳播使用和對外發(fā)布。學校領導小組也將加強全程督查，對清理把關不嚴、弄虛作假、縱容包庇，對學校造成不良影響的，依法依規(guī)依紀嚴肅處理。

 附件:1.XX(部門)超期學生學籍清理核實結果匯總表

 2.XX學院超期學生學籍清理核實結果及處理意見匯總表

 3.江西工程學院學籍清理告知書

 4.江西工程學院學籍預警告知書

 5.畢業(yè)生圖像信息采集流程及要求

抱石藝術學院

2025年4月2日

XX學院超期學生學籍清理核實結果及處理意見匯總表（退學）

注：學院處理意見為“退學”的學生與“保留學籍”、“休學”學生分開提交結果，由學院負責人簽字并加蓋學院公章交至教務處505室。

XX學院超期學生學籍清理核實結果及處理意見匯總表（畢/結業(yè)）

 附件3

江西工程學院學籍清理告知書

學院第號

同學（學號：）：

為維護普通高校學籍學歷管理工作的嚴肅性，進一步提高我院學生管理工作效率和精準度，根據(jù)教育部、省教育廳及學校學籍管理相關規(guī)定和程序，對已達到最長學習年限且未能畢業(yè)、休學超期的學生以退學形式終止學籍。

根據(jù)《江西工程學院學籍管理辦法》第三章第九條：我院實行彈性學習年限，學生可以分階段完成學業(yè)。四年制本科層次學生最長學習年限為6年，?？茖哟螌W生最長學習年限為5年，“專升本”本科層次學生最長學習年限為4年。休學學籍時間均計入在校學習年限。你于年9月進入我院專業(yè)學習，截止2025年3月，已超過最長學習年限且未能畢業(yè)。請接此告知書后于10日內辦理退學手續(xù)。逾期不辦理相應手續(xù)者，根據(jù)相關文件規(guī)定，將由學校作退學處理，清除學籍。

特此告知！

學院（蓋章）

 2025年月日

江西工程學院學籍預警告知書

學院第號

同學（學號：）：

經核實，年6月，你將達到《江西工程學院學籍管理辦法》（校政字〔2024〕71號）中規(guī)定的最長學習年限，如屆時不能畢業(yè)，學校將根據(jù)相關管理規(guī)定作出結業(yè)、肄業(yè)或退學處理。

根據(jù)《江西工程學院學籍管理辦法》第三章第九條：我院實行彈性學習年限，學生可以分階段完成學業(yè)。四年制本科層次學生最長學習年限為6年，?？茖哟螌W生最長學習年限為5年，“專升本”本科層次學生最長學習年限為4年。休學學籍時間均計入在校學習年限。

特此告知！

學院（蓋章）

 2025年月日

本告知書正本交由學生本人留存（不含存根），存根由學院存檔。

江西工程學院學籍預警告知書(存根)

學院第號

學生簽收：經辦人：

年月日年月日

畢業(yè)生圖像信息采集流程及要求

一、采集流程

1.針對2025屆應屆畢業(yè)生：如未及時參加畢業(yè)生圖像信息采集，可通過學信網(wǎng)微信公眾號、學信網(wǎng)APP、學信網(wǎng)官網(wǎng)，獲取學信網(wǎng)圖像采集碼。

2.針對往屆畢業(yè)生：因往屆生無法在學信網(wǎng)生成圖像采集碼，可按照以下要求準備電子稿近期免冠證件照。

二、采集要求

（一）著裝要求

 1.正面免冠像，頭發(fā)放在耳后，不得遮擋眉毛、眼睛和耳朵，散發(fā)請束好頭發(fā)或放在肩膀后；

 2.常戴眼鏡者可佩戴不反光眼鏡，但不得戴有色（含隱形）眼鏡，鏡框不得遮擋眼睛；

 3.不得佩戴帽子、耳環(huán)、項鏈、發(fā)卡等夸張飾品，頭發(fā)不能遮擋眉毛、眼睛和耳朵，不宜化濃妝，不能染發(fā)；

 4.背景為淺藍色或其他純色，上衣應與背景色有明顯區(qū)別,不穿與膚色相近的黃色或藍色上衣，衣服不要臃腫，不要有復雜的圖案、條紋、字母；

 5.人物坐姿端正，挺直腰背，雙肩同高，表情自然，雙眼自然睜開并平視，嘴唇自然閉合；

 6.圖像應真實表達畢/結業(yè)生本人相貌，禁止對人像天然生理特征（如傷疤、痣、發(fā)型）進行技術處理（PS）；

（二）照片要求

 1.圖像對焦準確、層次清晰、色彩真實、無明顯畸變；

 2.電子照片規(guī)格是JPG或JPEG格式,圖片大小不超過40KB，分辨率為寬480像素×高640像素，紙質照片尺寸為藍底兩寸不少于兩張；